在經濟全球化的背景下，競爭日趨激烈，企業經營的法律環境日益復雜。實施有效的法律事務管理，建立法律事務管理體系，全面、系統、科學地識別、分析、控制法律風險，成為當前企業經營發展中一項十分重要、緊迫的工作。當前，中國企業愈加關注法律事務管理，因為它不僅僅是一個經營管理問題，更是一個重大法律問題。尤其是對有國際化需求的中國企業，需要更加了解當地的法律法規要求，并滿足合規的要求。

  尤其是對大型國企而言，市場化經營的關鍵是依法經營，所以大型國企近年來都非常重視企業的法務管理工作的建設。同時，2014年是國資委落實“中央企業法制工作第三個三年目標”的最后一年，法務管理信息化又是企業法務成果的集中體現。故此，多數大型國有企業都在探索、實踐法務管理信息。在這個探索、實踐的過程中有很多困惑，只有對這些困惑進行深入的分析，才能保證法務管理信息化的成功。

法務管理信息化的困惑之一：法務部的全部職能同時信息化，還是部分職能信息化?

  各個大型企業的法務部職責定位不同，相應的職能也不同。但是多數大型企業的法務部都有以下職能，比如合同管理、案件管理、知識產權管理、法律風險管理、授權管理、證照管理、外聘律師管理、參與重大決策、規章制度管理等等。那么是否這些管理都要信息化呢?在此先給大家介紹一個簡單分析模型。這個分析模型從業務管理成熟和信息化依賴程度兩個緯度來分析。如果業務成熟度高(相關的制度和流程已經很規范)，信息化依賴程度也高(比如每年發生的數量非常多)，這種情形下，就有信息化的基礎和信息化的必要性了。若業務管理成熟低，一定不要著急上信息化，這不僅僅IT供應商的業務咨詢能力問題，而是管理實踐和管理習慣的問題。若信息化依賴程度低，比如有的企業發生糾紛的數量非常少，那么就沒有信息化的必要了。可以借助這個簡單模型，來逐個分析一下法務部各個業務的管理現狀是什么，就比較容易從定性的角度，來判斷信息化的實施策略。從筆者幫助多家企業法務信息化的實踐來看，還是先將合同管理業務信息化，待合同管理信息化系統應用比較成熟后，再將其他業務逐步信息化，風險更低，效果更顯著。而不是簡單粗暴的一刀切，直接上一個法務管理一體化信息臺。當然，有的企業各個法務工作管理都比較成熟了，另當別論。

法務管理信息化的困惑之二：是選擇有咨詢能力的IT供應商，還是選擇專業的IT供應商?

  因為市場上旺盛的需求，很多軟件廠商都投入到法務管理系統領域來。在當前法務管理系統市場上的供應商可以概括為兩類：其一，強調自己IT開發實力的供應商，它們通常有比較成熟基礎產品，同時具備很強的定制開發實力;其二，強調自己咨詢實力和IT開發實力都很強的IT供應商。到底該選擇誰，好像是個非常難的問題，其實是個非常簡單的問題。因為，在激烈的競爭市場中，同時具備非常強的咨詢實力和IT開發實力的IT供應商是基本不存在的。若是法務管理的業務問題需要解決，應該找專業的咨詢公司或律師事務所來解決。你能相信一家本質上是IT公司給你的提供的專業的合同文本，若真的能提供，將會由大批律師失業了。若是法務管理的業務沒有問題，僅僅是信息化的問題，就應該選擇專業IT供應商。若是兩者都有問題，那就應該找一家專業的律師事務所和一家專業的IT供應商同時來解決問題。術業有專攻，不用贅述了。

法務管理信息化的困惑之三：現有OA系統中已經有法務管理，還需要專業的法務管理系統嗎?

這個問題比較復雜，從兩個方面來分析：

  一是，關于OA系統的定位。在很多企業，除了ERP之外，OA系統算是非常重要的信息系統了。因為，OA系統不僅僅是個全員系統，還是領導經常用的系統。另外，OA系統中除了公務審批外，還有很多其他業務性質的審批，比如與法務相關的合同審批、授權審批等等。相信用過OA系統的企業都有體會，OA主要處理的是審批過程，很少保存業務數據。更不會有深入的業務數據分析、圖表展現等。

  二是，關于法務部的職責定位。以合同管理業務為例，傳統的法務部的職責僅僅是合同的事前參與審核，對合同的執行監控，對合同結果數據的分析管理的很少。但現在的多數企業，都在強調全生命周期的管理，事前要審核、事中要監控、事后要總結分析，而不是只關注事前審核。當然，不能否認還有少數企業現在關注點還僅僅是合同審核，這種情況下，真的有OA系統就夠了。

  另外，也有企業說，我們在OA系統中，把過程監控、結果數據分析的功能開發出來，不就可以了嗎。答案是當然可以，但筆者相信這種方式付出的成本絕對比上一套專業的法務系統的成本還要高。從風險和成本兩個角度綜合考慮，還是把專業的事交給專業的系統來處理吧。

在簡單分析了法務信息化的困惑之后，再來總結一下，法務信息化成功的關鍵要素。

  法務管理的信息化系統的建立，需要確定管理目標、需求分析、功能設計、代碼開發、系統測試、上線試運行、正式上線7個階段。在系統建設完畢后，還要組織管理人員培訓，系統完善，系統維護等。法務管理信息化系統的成功是個比較復雜并需要持續投入的事情。在此就不贅述信息化項目的成功一定要有的領導支持，相關部門的密切配合等套話了。只想強調法務信息化成功三個關鍵：

  關鍵一是，制定與信息化要求匹配的法務管理制度。要健全和完善法務管理相關的業務流程和技術規范;以合同管理業務為例，包括合同分類標準、合同編號規則、合同信息錄入規范、合同審核的電子化流程、合同執行監控要求、合同統計分析模型等等;為了防范信息外泄，還要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。如果沒有規范的制度和標準，信息化系統就無法建立;如果各級單位合同管理部門不按統一的標準去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業的合同信息化系統就無法暢通，資源共享也就難以實現了。

  關鍵二是，建立與其他系統集成。在新建一個信息系統時，必須充分考慮與其他系統的集成的問題，避免信息孤島產生。在法務管理系統實施時，必須開發標準的系統集成接口，實現與OA系統、ERP系統等系統的集成。以合同模塊與財務系統、OA系統、ERP系統的集成為例，簡述如下。

(1)與財務系統集成。在財務系統中支付模塊需要調用合同相關信息，完成付款審批，在合同管理模塊中查看合同付款情況，進行合同履行監控。在合同管理模塊查看相關預算執行情況，進行合同起草、審批中的預算控制。

(2)與OA系統集成。合同管理模塊與OA系統，在合同管理模塊中使用相關事項審批信息，在OA首頁顯示合同待辦事項，實現統一待辦。法務管理系統與單點登錄系統集成，實現用戶統一管理、單點登錄功能。

(3)與ERP系統集成。合同管理模塊與ERP系統集成，保證合同相對方信息與ERP客戶、供應商數據的一致性。

  關鍵三是，建立優秀的法務管理隊伍。優秀人才的作用在企業中越來越重要了，同樣法務管理信息化的實施的關鍵也離不開優秀管理人員隊伍的建設。首先要提高法務管理人員的信息化意識。由于信息化文件的錄入、上傳、評審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計算機上實現的。這就要求法務管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和法務信息化管理系統的使用，以確保數據的準確性。其次要重視提高法務管理人員的工作技能，企業要積極創造學習氛圍，定期舉行法務管理信息化的培訓，提高法務管理人員的信息化工作技能。

  筆者期望通過對法務信息化的困惑和成功關鍵的簡單分析，給在探索企業法務信息化過程中的法務管理人員以借鑒。也期望法務管理信息化能夠提升企業管理效率，同時降低法律風險。